10 työkalua empatian, luottamuksen ja avoimuuden rakentamiseen työyhteisössä

Löydät tästä artikkelista kymmenen keinoa, joita kokeilemme ja käytämme työkulttuurimme kehittämiseen Housemarquella.

Johannes Koski

9 min readNov 24, 2019

Valokuva yrityksemme Open Space -kehityspäivän yhdestä keskustelutilaisuudesta.

Uskomme että kokonaisen persoonan tuominen työpaikalle, avoimuus työkavereita kohtaan sekä oman haavoittuvuuden näyttäminen auttavat meitä tekemään parempia peliä ja samalla kasvamaan yksilöinä.

Lista työkaluista, joita kokeilemme ja käytämme työkulttuurimme kehittämiseen Housemarquella:

Retrospektiivien järjestäminen muutoksen ja avoimen kommunikaation tukemiseksi
Dixit-korttien ja vastaavien chech-in-keinojen käyttäminen kokouksissa
Open Space -päivien pitäminen koko henkilöstölle
Kiitollisuusseinien pystyttäminen tiimitiloihin
Harrastekalenterin asentaminen toimistolle
Principle of Charity -ajatusmallin harjoittaminen
Palautteen antamisen ja vastaanottamisen harjoitteleminen
Järjestelmän rakentaminen one-on-one-tapaamisia varten
Valmennus- ja fasilitointikoulutusten ja kirjallisuuden tarjoaminen
Työkulttuurin kiteyttävän käsikirjan kirjoittaminen

Katsotaan nyt jokaista kohtaa tarkemmin:

1. Retrospektiivien järjestäminen muutoksen ja avoimen kommunikaation tukemiseksi

Retrospektiivin ohjelma voi näyttää tältä

Muutoksen mahdollistaminen ja tukeminen ovat yksiä tärkeimmistä teemoista organisaatiossa. Tämän vuoksi tiimimme reflektoivat ajoittain miten työ edistyy ja miten toimintaa kannattaisi kehittää.

Retrospektiivi tarkoittaa yksinkertaisimmillan sitä, että vastataan yhdessä tiiminä näihin kolmeen kysymykseen:

Mikä on toiminut hyvin?
Mikä ei ole toiminut hyvin?
Mitä voimme tehdä tiimityön parantamiseksi?

Pienellä 3–7 hengen tiimillä, tai tiimillä jonka jäsenet tuntevat toisensa hyvin, näiden kolmen kysymyksen ratkominen pitäisi sujua nopeasti ja helposti. Sopiva aikaväli retrospektiiveille on tilanteesta ja kontekstista riippuen yleensä parista viikosta pariin kuukauteen.

Luettavaa: Retrospectives / Atlassian

Luettavaa: My Favourite Facilitation Tools — The Essential 6 / Grape People

2. Dixit-korttien ja vastaavien chech-in-keinojen käyttäminen kokouksissa

Muutama avattu Dixit-korttipakka odottaa retrospektiivin osallistujia kokoushuoneen lattialla

Olemme fasilitoineet monia kokouksia ja retrospetiiveja valmentajakollegani Tuomaksen sekä tuottajiemme kanssa. Saadaksemme osallistujat olemaan läsnä ja avoimia esimerkiksi haastavammissa kokouksissa, olemme käyttäneet tätä check-in-keinoa:

Kun toimit kokouksen fasilitoijana, levitä noin 100 Dixit-korttia pöydälle tai lattialle ennen session alkua.
Anna jokaisen osallistujan poimia 2–3 korttia, jotka näyttävät heistä kiinnostavilta tai resonoivat jollakin tavalla sillä hetkellä.
Kun kortit on poimittu tehkää kierros, jonka aikana kukin kertoo miksi valitsi kyseiset kortit ja mitä tunteita tai ajatuksia kortit herättävät heissä.
Jotain erityistä tapahtuu aina kun teemme tämän. Osallistujat ovat avoimempia toisiaan kohtaan kun varsinainen keskustelu alkaa, sillä olemme purkaneet ainakin osan työnaamioistamme.
Tehkää myös nopea check-out kierros kokouksen lopuksi, jotta jokainen voi kertoa miltä kokous tuntui.

Luettavaa: Why we start every meeting with a check-in / Daresay

3. Open Space -päivien pitäminen koko henkilöstölle

Tuomas pitämässä avauspuheenvuoroa kesän 2018 Open Space -päivässämme Suomenlinnassa

Kutsumme kaikki Housemarquen työntekijän noin puolen vuoden välein osallistumaan puoli työpäivää kestävään kokoontumiseen, jonka aikana keskustelemme ja päätämme jatkotoimista meitä kaikkia koskeviin asioihin liittyen.

Olemme puhuneet aiheista kuten ekologisuudesta, monimuotoisuudesta palkkauksessa, stressin käsittelystä sekä myös teknisemmistä teemoista kuten proseduraalisesti pelimaailmaan luoduista puista. Kaikki Open Space -kokoontumisen keskusteluaiheet tulevat suoraan työntekijöiltä.

Tapahtuman rakenteesta kerrotaan enemmän ennen varsinaista tapahtumapäivää, mutta osallistujien on hyvä miettiä jo etukäteen minkälaiset aiheet itseä kiinnostavat.

Palautteen perusteella työntekijät ovat kokeneet, että erityisesti Open Space -päivät voimistavat Housemarquen yhteisöllisyyttä.

Luettavaa: How to run an Open Space event / Transition Network

4. Kiitollisuusseinien pystyttäminen tiimitiloihin

Eevi esittelee Post-It-lappuihin Open Space -päivässämme kirjoitettuja työkavereille osoitettuja kiitosviestejä

Koska olemme ihmisiä, meille nousee joskus huolia kesken työpäivän:

Luottaako tämä ihminen kykyihini?
Miksi hän sanoo minulle näin?
Pidetäänkö minusta edes?

Tämän vuoksi on erittäin tärkeää antaa positiivista palautetta. Tuntuu erityiseltä lukea itsestään kirjoitettu kiitosviesti. Yksikin lyhyt lause Post-It-lapulla voi vaikuttaa paljon. Se voi muuttaa oletuksen “Kukaan ei pidä minusta.” muotoon “Tämä henkilö pitää minua hyvänä tyyppinä!”.

Luettavaa: How To Give Concise Positive Feedback / Forbes

Luettavaa: Give Your Team More-Effective Positive Feedback / HBR

5. Harrastekalenterin asentaminen toimistolle

Yksi tärkeä osa luottamuksen rakentamista on, että voi kokea olonsa rennoksi ja luontevaksi työkavereiden seurassa. Tätä voi tukea esimerkiksi järjestämällä erilaisia rentoja aktiviteetteja yhdessä: aamupaloja, Footbag-sessioita, Towerfall Ascensionin kaltaisten sohvamoninpelien pelaamista, muutaman korttelin mittaisten kävelylenkkien tekemistä, piirustusiltoja, keskusteluja vaikkapa Star Trekistä, tai mitä tahansa tekemistä joka ei suoranaisesti liity työtehtäviin.

Pidä huolta että harrastekalenteri näkyy. Se voi toki olla myös digitaalinen.

Haluamme rohkaista kaikkia työntekijöitä aloittamaan uusia aktiviteetteja, joihin ottavat työkavereitaan mukaan. On toki mahdollista vain osallistua olemassaoleviin tapahtumiin, kuten lautapeli-iltoihin, sci-fi-leffailtoihin, nörttikauppakierroksiin (Fantasiapelit, sarjakuvakaupat, jne.) ja kauhupeli-iltoihin.

Uuden harrastekerhon perustaminen on helppoa. Etsi aiheesta kiinnotuneita ihmisiä, lisää Post-It-lappu keittiömme harrastekalenteriin ja järjestä tapahtuma. Tähän ei tarvita mitään erillisiä lupia, riittää että löydät vain muita aiheesta kiinnostuneita seuraksesi.

Tapahtumien järjesteämiseen voi myös tarvittaessa pyytää rahallista tukea. Olemme pistäneet Housemarquella pystyyn oman Fun Fund -järjestelmän, jonka avulla jokaisella työntekijällä on oma saman kokoinen vuotuinen budjetti kivojen yhteisten toimien järjestämiseen. Tapahtumia voi järjestää myös toimistollamme.

Luettavaa: Why You Should Invest in Real Friendships at Work / IDEO

6. Principle of Charity -ajatusmallin harjoittaminen

Pidän usein tätä viestiä näkyvillä fasilitoimissani kokouksissa

Jotta voisimme työskennellä tehokkaasti tiiminä, meidän on rakennettava luottamusta ja toveruutta kollegoina. Siksi pyrimme hyödyntämään Principle of Charity -ajatusmallia esimerkiksi antaessamme palautetta toisillemme.

Tämän ajatusmallin mukaan, huolimatta siitä mitä on tapahtunut, pyrimme tulkitsemaan lopputuloksen mahdollisimman rationaalisesti ja siten että työssä on pyritty hyvään parhain mahdollisin tarkoituksin. Tästä on käytetty myös termiä The Rule of Good Intentions.

Olemme nimenneet Principle of Charityn Housemarquella muotoon The Prime Directive (osa meistä on Star Trek -nörttejä):

Huolimatta siitä mitä vastaamme tulee, ymmärrämme ja uskomme aidosti, että kaikki tekivät parhaansa sen tiedon ja niiden kykyjen sekä resurssien avulla, joita heillä tuossa tilanteessa oli käytettävissä.

Hyödyntämällä tätä ajatusmallia voimme korjata tekemiämme virheitä, ilman että meidän on etsittävä syyllisiä virheille.

Luettavaa: The principle of charity / Future Learn

7. Palautteen antamisen ja vastaanottamisen harjoitteleminen

Katsomme ajoittain GDC-puheita ja muita kiinnostavia videoita lounaskerhossamme. Yhdessä oppiminen ei näin toteutettuna kuluta aina edes työaikaa.

Tätä on toistettu monet kerrat, mutta joudun silti muistuttamaan itseäni siitä: Jos koet että tunteet nousevat pintaan saatuasi palautetta, kannattaa odottaa hetki ennen vastaamista. Kun vastaat, pyri viestimään empaattisesti ja tarvittaessa samalla kysyen tarkennuksia palautteeseen. Tämä on erityisen tärkeää, jos kommunikoidaan digitaalisen työkalun kuten Slackin yli.

Vastaavasti on tärkeää pyrkiä antamaan palautetta, joka on toisen huomioon ottavaa, konkreettista ja sisältää taustalla olevan tarkoituksen.

Tässä muutama keksitty palaute-esimerkki omien mahdollisten reaktioideni kera:

“Käyttöliittymä on kamala.”

Minä ajatuksissani: Huomaan että olet turhautunut, mutta en tiedä miten toimia. Suututtaa ja haluan lähteä kaljalle HETI.

“Muuta HUD:in väri vihreäksi.”

Minä ajatuksissani: Tämä on erittäin konkreettista. Mutta miksi? Mitä isompaa ongelmaa tässä halutaan ratkoa? Lisäksi tuntuu siltä, ettei minulla ole juurikaan luovaa vapautta ja noudatan aivottomasti ohjeita kuin robotti. Saatan mennä yksin kaljalle töiden jälkeen.

“Pidän todella paljon toiminnallisuudesta, mutta tuntuu siltä että käyttöliittymä ei tue pelimaailmaa ja tarinankerrontaa. Jos kokeilisit vaikkapa animaatioiden lisäämistä?”

Minä: Okei, saatat olla oikeissa. Katson mitä voin tehdä. Voisitko antaa myös esimerkkejä peleistä, joissa tässä on mielestäsi onnistuttu hyvin? Lisäksi: olet hyvä tyyppi ja luulen että haluan tarjota sinulle kaljan töiden jälkeen.

Nämä samat säännöt pätevät kasvotusten käydyissä keskusteluissa, Slackin kaltaisissa kommunikaatiokanavissa sekä projektinhallintatyökaluissa kuten Jirassa.

Pyri määrittelemään mieluummin alkuperäinen ongelma, sen sijaan että antaisit valmiin yksityiskohtaisen ratkaisun tekijälle. Näin osoitat luottamusta kollegoidesi kykyihin ja annat samalla heille luovan vapauden keksiä idean, joka saattaa olla vielä parempi kuin omasi.

Kannattaa katsoa ja jakaa tämä Secret Portal -yrityksen Jeff Hesserin palautteen antamista ja vastaanottamista käsittelevä puhe vuoden 2016 GDC-konferenssista: Maximizing Artistic Critique — Improving Communication for Everyone Involved in Critical Feedback

Luettavaa: How to give feedback the right way / Impraise

Luettavaa: How to Give and Receive Feedback at Work: The Psychology of Criticism / Buffer

8. Järjestelmän rakentaminen one-on-one-tapaamisia varten

Allekirjoittanut etualalla ja heti takanani Tuomas — tämän artikkelin toinen kirjoittaja — joka on samalla yksi henkilöistä, jotka pitävät one-on-one-keskusteluja minulle.

Yksi työyhteisön luottamuksen rakentamisen kulmakivistä on se, että käytetään aikaa työntekijöiden kuuntelemiseen. Kokeilemme parhaillaan järjestelmää, jossa jokaisella Houemarquelaisella — mukaan lukien toimitusjohtajamme sekä HR-johtajamme — on yhdestä kolmeen henkilöä, joiden kanssa he käyvät luottamuksellisen 1:1-keskustelun säännöllisin väliajoin.

Kannattaa pitää huolta, että voitte puhua rauhassa, tapaamiselle on varattuna riittävästi aikaa, tilanne tuntuu luontevalta, odotukset keskusteluun ovat selvät ja että kuuntelette empaattisesti. Jos välitätte aidosti vertaisistanne, he vastaavat siihen takaisin. Muistakaa myös pyytää palautetta itsestänne.

Luettavaa: How to make 1:1 meetings time well spent / Small Improvements

9. Valmennus- ja fasilitointikoulutusten ja kirjallisuuden tarjoaminen

Kirjahylly työterveyskumppanimme Heltin tiloissa

Hyvä johtajuus ei tapahdu vahingossa. Jos tarvitsette koulutusta työntekijöillenne, johtajillenne, tuottajillenne, fasilitaattoreillenne tai valmentajillenne, meillä on ollut hyviä kokemuksia mm. näistä koulutuksia tarjoavista tahoista:

NeuroLeadership Group (Brain Based Coaching)

Uskomme, että me kaikki haluamme tehdä työmme hyvin ja että me olemme kykeneviä kehittämään sekä itseämme että tekemistämme. Vallitsevat käytännöt eivät tätä kovin hyvin tue.
Ensimmäinen askel on pysähtyä tarkastelemaan nykyisten käytäntöjen perustana olevia olettamuksia: mistä syntyy motivaatio ja sitoutuminen, mikä saa meidät onnistumaan yksilöinä ja yhdessä, millainen on kestävästi tuloksellinen organisaatio? Olemmeko yksilökeskeisesti virittämässä ”koneesta lisää tehoja” vai luomassa edellytyksiä virtaavalle yhdessä onnistumiselle?

Lisätietoja: https://neuroleadership.fi

Grape People (fasilitointikoulutusta)

Fasilitoimalla varmistetaan järjestäytynyt keskustelu, jolla päästään tuloksiin. Me emme fasilitoi huvin vuoksi, vaan asiakkaamme tavoitteet mielessämme. Kun keskustelua on avaamassa joku ulkopuolinen, kaikki muut, myös esimiehet, voivat osallistua keskusteluun. Fasilitoinnilla pystytään myös varmistamaan, että kaikkien ääni saadaan kuuluville — ei ainoastaan niiden rohkeiden, jotka muutenkin kuuluvat työyhteisössä.

Lisätietoja: https://grapepeople.fi

Lempikirjojamme:

Reinventing Organizations: A Guide to Creating Organizations Inspired by the Next Stage of Human Consciousness by Frederic Laloux, Ken Wilber

An Everyone Culture: Becoming a Deliberately Developmental Organization by Robert Kegan, Lisa Laskow Lahey

Immunity to Change: How to Overcome It and Unlock Potential in Yourself and Your Organization by Robert Kegan, Lisa Laskow Lahey

Leadership and Self-Deception: Getting Out of the Box by The Arbinger Institute

The Anatomy of Peace: Resolving the Heart of Conflict by The Arbinger Institute

Team of Teams: New Rules of Engagement for a Complex World by Stanley McChrystal

Turn the Ship Around!: A True Story of Turning Followers into Leaders by L. David Marquet

Your Brain at Work: Strategies for Overcoming Distraction, Regaining Focus, and Working Smarter All Day Long by David Rock

Dear to Lead: Brave Work. Tough Conversations. Whole Hearts. by Brené Brown

Extreme Ownership: How U.S. Navy SEALs Lead and Win by Jocko Willink and Leif Babin

10. Työkulttuurin kiteyttävän käsikirjan kirjoittaminen

Kollegamme Emilia Hekkalan tekemiä kuvituskuvia Housemarque Mindset Manualiin

Yrityksemme kaksi päätavoitetta ovat nämä:

Olla mahtava työpaikka, jossa ihmiset voivat kehittyä sekä ammatillisesti että henkilökohtaisella tasolla.
Tehdä mahtavia pelejä, jotka tuovat iloa ja onnellisuutta pelaajille ja faneillemme.

Jotta saavuttaisimme nämä tavoitteet, kirjoitimme käsikirjan nimeltä Housemarque Mindset Manual. Tällaisen kiinteän yrityksen arvot ja työskentelytavat kiteyttävän teoksen kirjoittaminen auttaa meitä rakentamaan yhdessä parempaa työpaikkaa.

On tärkeää ottaa koko työyhteisö mukaan kirjoitustyöhön. Tällainen käsikirja on hedelmällisintä rakennettaa ruohonjuuritasolta ylöspäin, sen sijaan että se saneltaisiin johtoryhmästä alaspäin.

Kolme lainausta Housemarque Mindset Manualista:

1. Be who you are
In Housemarque we cherish our different personalities and our quirky hobbies. Be it Cthulhu board games, road cycling, role-playing, or cosplay everyone here can and should feel comfortable sharing what they really enjoy in life. We’ve seen that dismantling our facades and sharing personal experiences — like defeating impostor syndrome — help us work better together. It’s easier to be candid with people you trust.
2. Become who you want to be
We believe in personal development — the development of our professional and social skills and maintaining our physical and mental health. Want to learn something completely outside your job description? Great! You never know what might become handy. How we put this into practice is discussed later.
3. Diversity, inclusion and non-harassment
We believe that a diverse team is able to create the strongest ideas. We participate actively in different Women In Games organizations and we are supporters of events like the Helsinki Pride Week. We also support our diversity with both internal and external actions like organizing bias training and using more accessible language in our communications.